Cotización en espera de aprobación

Una vez terminado el proceso de creación de la orden de compra, se debe dar clic en Solicitar aprobación, lo que pasara la orden de compra a En espera de aprobación, donde se espera a que el o los aprobadores la apruebe.

NOTA

La o las persona responsable de la Aprobación de la orden de compra se definieron previamente en Generalidades.

Correo de solicitud

Una vez envidada la solicitud, al responsable le llegará un correo solicitando la aprobación de la compra.

Al ingresar podrá observar todo el proceso que se creó anteriormente.

Vista principal

Inicialmente se observa el detalle de la orden de compra.

• Nombre: Nombre de la orden de compra.
• Responsable y aprobadores: personas que tienen el rol de responsable y aprobador.
• Monto a invertir: monto total de la orden de compra.
• Etapa actua: etapa actual del proceso
• Rechazar: permite rechazar una orden de compra de manera definitiva o enviando correcciones.
• Aprobar: permite aprobar una orden de compra.

ATENCIÓN

Los botones de aprobar y rechazar solo serán visibles para los aprobadores durante la etapa de aprobación de la orden de compra.

Aprobar orden de compra

Para aprobar una orden de compra, los usuarios asignados como responsables deben seleccionar la opción `Aprobar´, disponible en el encabezado de la vista de detalle del proceso.

IMPORTANTE

La orden de compra no cambiará al estado Aprobada hasta que todos los aprobadores hayan emitido su aprobación.

Rechazar orden de compra

Para rechazar una orden de compra, los usuarios asignados como responsables deben seleccionar la opción Rechazar, disponible en el encabezado de la vista de detalle del proceso. Se abrirá una ventana con dos tipos de rechazo Definitivo y Solicitar corrección.

Rechazar definitivamente

Esta opción rechaza la orden de compra de forma definitiva, sin posibilidad de volver a solicitar su aprobación. Al realizar el rechazo, se deberá ingresar el motivo y una descripción detallada, que servirán como retroalimentación para el responsable del proceso.

IMPORTANTE

Si existen varios aprobadores, basta con que uno de ellos rechace la adquisición de forma definitiva para que la orden de compra sea rechazada en su totalidad.

Solicitar corrección

Esta opción permite rechazar la orden de compra, brindando al usuario la oportunidad de corregirla para una posterior aprobación. Al solicitar la corrección, se deberá indicar en el formulario los cambios que el responsable del proceso debe realizar.

IMPORTANTE

Mientras alguno de los aprobadores haya solicitado correcciones, el estado general de la orden de compra no podrá cambiar a Aprobada.

Ver resultados

La opción de ver resultados se habilita cuando al menos uno de los aprobadores ha aprobado o rechazado la orden de compra. Al pulsar sobre Ver resultados se deplegará el listado de aprobadores junto al estado de aprobación del mismo.

Vista de detalle en aprobación

Mientras la adquisición se encuentre en proceso de aprobación, el aprobador podrá acceder a una vista detallada del proceso, donde dispondrá de toda la información necesaria para tomar una decisión.

Información de la adquisición

Muestra datos del cliente que realiza la orden de compra, las generalidades y los items requeridos en el proceso

Generalidades

Muestra información detallada del proceso distribuida en varias secciones:

• Datos de la adquisición: Muestra información del proceso, en este caso al tratarse de una orden de compra, aparecerá unicamente su nombre.
• Responsables: Muestra al responsable y aprobadores del proceso
• Cronograma Muestra las etapas configuradas en el proceso con su respectivas fechas y estado

Items requeridos

Proporciona un listado de los bines y/o servicios requeridos en el proceso, al pulsar sobre alguno de ellos aparecerán todos los detalles del mismo.

Opciones tras aprobación

Cuando la orden de compra sea aprobada, se habilitarán dos opciones:

La opción de Solicitar validación de stock permitirá verificar previamente que el proveedor tenga disponibles los bienes y/o servicios solicitados antes de generar la orden de compra. Puede ver mas detalles de esta opción en la sección Validación de stock

La opción de Generar orden de compra permitirá generar una orden de compra para el proveedor seleccionado previamente sin pasar por una validación de stock. Puede ver mas detalles de esta opción en la sección Generación de orden de compra