Calificación en revisión

Esta sección describe la etapa en la que el cuestionario ha sido enviado por el proveedor y se encuentra en proceso de revisión por parte del equipo auditor.

Acciones disponibles en este estado

Se accede desde el botón ︙ que se encuentra al lateral derecho de cada fila de la tabla.

Revisar el cuestionario

El auditor o los auditores asignados se encargan de revisar minuciosamente la información subida por el proveedor.

El cuestionario se compone de la pestaña inicial Datos de Proveedor y las pestañas correspondientes a las secciones de preguntas de la evaluación.

1. Revisión de la pestaña "Datos de Proveedor"

La primera pestaña del cuestionario, Datos de Proveedor, reúne la ficha informativa de la empresa evaluada (tipo de empresa, identificación tributaria, información de contacto, ubicación, responsables y datos comerciales).

En esta pestaña, el auditor cuenta con la posibilidad de solicitar correcciones puntuales sobre los datos registrados:

• Marcar campos para corregir: Al costado derecho de cada campo disponible, se visualiza la opción Corregir: acompañada de una casilla de verificación.
• Resaltado visual: Si algún dato proporcionado por el proveedor es incorrecto, incompleto o no coincide con los documentos de respaldo, el auditor debe marcar la casilla correspondiente. Inmediatamente, el campo seleccionado se resaltará con un fondo y borde amarillo claro para identificarlo con facilidad.
• Desmarcar campos: Si se desmarca la casilla, el campo vuelve a su apariencia normal y ya no se solicitará su corrección.

Panel de Observaciones de Auditoría

Al marcar uno o más campos para corregir, se desplegará de forma automática al final de la pestaña la sección Observaciones de Auditoría:

• Contador de campos: Muestra en la parte superior el número total de campos marcados para corrección (por ejemplo: Campos marcados para corregir: 2).
• Observaciones generales para la empresa: Campo de texto obligatorio donde el auditor debe ingresar detalladamente los motivos de la corrección y las indicaciones claras que el proveedor debe seguir para subsanar la información.

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2. Revisión de preguntas y requisitos

En las siguientes pestañas del cuestionario, el auditor navega por cada una de las secciones y evalúa las respuestas y evidencias adjuntas presentadas por el proveedor. En cada pregunta, se debe asignar una de las siguientes calificaciones:

Opciones de calificación

Se muestran las opciones que dispone el auditor, cada una de ellas tiene diferente función, que se detallan a continuación.

No aplica

La pregunta no es relevante para el proveedor debido a la naturaleza de su actividad o a condiciones específicas del servicio o producto evaluado.

• Obligatoriamente deberá justificar la opción seleccionada.

No cumple

La respuesta o evidencia presentada no satisface el requisito solicitado.

• Decidir si se requiere adjuntar el Registro Único de Contribuyente (R.U.C.).
• Escribir observaciones que se incluirán en el informe y en el certificado final.
• Registrar la evidencia que respalde el motivo por el cual no se cumple el requisito.
• Determinar si es necesaria una corrección.

Cumple parcialmente

La respuesta o evidencia cubre solo una parte del requisito o presenta deficiencias que deben corregirse.

• Asignar una puntuación del 1 al 4.
• Decidir si se requiere adjuntar el Registro Único de Contribuyente (R.U.C.).
• Escribir observaciones que se incluirán en el informe y en el certificado final.
• Registrar la evidencia que respalde el motivo por el cual se cumple parcialmente el requisito.
• Determinar si es necesaria una corrección.

Cumple

La respuesta o evidencia satisface por completo el requisito solicitado.

• Registrar la evidencia que respalde el motivo por el cual se cumple el requisito.

INFO

Las preguntas que son para el auditor no tendrán una escala de calificación y la información recopilada en dichas preguntas, se mostrará en los reportes.

Acciones

Se disponen las acciones para Guardar Auditoria, Corregir y Calificar.

• Guardar Auditoria: guarda todos los cambios y calificaciones registradas hasta el momento.
• Corregir: remite el cuestionario al proveedor para que efectúe las correcciones correspondientes.
• Calificar: marca el formulario como revisado y apto para la generación del certificado.

Flujo de Corrección

Dar clic en Corregir permite al proveedor modificar las preguntas marcadas como necesita corrección y los campos seleccionados en la pestaña Datos de Proveedor. Adicionalmente, la calificación cambia al estado En corrección. Véase más información en Calificación en corrección, donde se continúa con el proceso.

Al presionar Corregir, se desplegará la ventana emergente Enviar a corregir:

• Listado de correcciones: Se muestran todas las observaciones registradas. Si se marcaron campos de la empresa, aparecerá la fila Datos del proveedor con estado En corrección y el texto de las observaciones de auditoría ingresadas. Del mismo modo, se listarán las preguntas que requieran corrección.
• Fecha y hora de cierre: Permite asignar una fecha y hora límite de entrega distinta a la sugerida por la plataforma (en caso de requerirlo).

INFO

Solo es posible enviar a corrección cuando al menos una pregunta ha sido marcada como necesaria de corrección o cuando se ha marcado al menos un dato del proveedor para corregir. Esta función estará disponible únicamente si el proveedor dispone de intentos de recalificación.

Flujo de Calificación

Dar clic en Calificar genera el informe y certificado previos a finalizar el proceso para que puedan ser revisados. Además, emite las notificaciones por correo correspondientes. Véase más información en Calificación evaluada, donde se continúa con el proceso.

• Informe: descarga el informe del proceso.
• Certificado: descarga el certificado de calificación.

INFO

Solo es posible calificar cuando ninguna pregunta ni dato del proveedor necesite de corrección. Esta función estará disponible únicamente si el proveedor dispone de intentos de recalificación.