Carga y Entrega de Facturas Electrónicas

Una vez entregados los productos o culminada la prestación del servicio conforme a la orden de compra, el proveedor debe cargar sus comprobantes electrónicos en la plataforma para dar inicio al proceso de revisión y posterior pago.

Requisitos de los Archivos de Facturación

Para asegurar una correcta recepción y validación contable, se deben adjuntar obligatoriamente dos archivos:

1. Archivo PDF de la Factura:
   • Representación impresa legible del comprobante tributario.
   • Debe contener claramente el número de autorización, fecha, detalle de ítems, desglose de impuestos y el valor total concordante con la orden de compra.
   • Tamaño máximo permitido: 5 MB.
2. Archivo XML de la Factura:
   • Archivo digital del comprobante electrónico autorizado por el SRI.
   • Tamaño máximo permitido: 5 MB.

IMPORTANTE

Asegúrese de que el valor total y el detalle facturado en el archivo XML coincidan con los montos estipulados en la orden de compra para evitar retrasos u observaciones en la aprobación.

Paso a Paso: Cómo Subir una Factura

1. Ingrese a Proveedor > Órdenes de compra.

2. Identifique la orden de compra que desea facturar (la cual se encontrará en estado Pendiente de facturar).

3. En la columna de acciones, haga clic en el botón Subir factura (icono de nube con flecha hacia arriba).

4. Se abrirá la ventana modal Subir factura.

5. Verifique los datos de la orden: En la cabecera de la ventana confirmará el número de orden, el nombre del proceso y el monto exacto asignado.

6. Adjunte los documentos:

   • En la casilla Subir archivo PDF, haga clic para buscar el archivo en su equipo o arrástrelo directamente sobre el recuadro.
   • En la casilla Subir archivo XML, seleccione o arrastre el archivo XML correspondiente.

7. Presione el botón Guardar (o Cancelar si requiere revisar algún dato antes de enviar).

8. El sistema registrará la entrega y actualizará automáticamente el estado de la orden a Facturada / Entregada.

Seguimiento en "Facturas Emitidas"

Para consultar el estado de tramitación de todas las facturas que ha entregado a la empresa:

1. En el menú lateral, diríjase a Proveedor > Facturas emitidas.
2. Se presentará el historial de facturas entregadas con su fecha, valor y estado de aprobación.

Estados de la Factura

• Entregada (Color azul/amarillo):
  • La factura fue recibida correctamente en el portal y se encuentra en cola de revisión por parte del equipo de compras o contabilidad de la empresa contratante.
• Aprobada (Color verde):
  • La empresa revisó la factura, validó la conformidad del pedido y la aprobó. Pasa al circuito de tesorería para programar su pago.
• Rechazada (Color rojo):
  • La empresa detectó alguna inconsistencia (ej. error en valores, descripción incompleta o problema con la autorización fiscal) y solicita la sustitución o corrección de la factura.

Cómo Reenviar una Factura Rechazada

Si una de sus facturas es rechazada:

1. Ingrese a Proveedor > Facturas emitidas.
2. Localice la factura que presenta el estado Rechazada.
3. En la columna de acciones de dicha fila, presione el botón Reenviar factura (icono de carga).
4. Se desplegará la ventana modal de carga con el resumen de la orden vinculada.
5. Adjunte los nuevos archivos PDF y XML debidamente corregidos y autorizados.
6. Haga clic en Guardar.
7. La factura volverá al estado Entregada para que la empresa realice una nueva revisión.