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Lista de Adquisiciones ​

En esta sección se habla de la vista principal de este modulo, donde se listan todas las adquisiciones.

listado

Dispone de accesos rápidos para filtrar adquisiciones por su estado.

  • Procesos en ejecución: Todas las adquisiciones en las que el usuario a sido asignado como Responsable de proceso, Aprobador o Evaluador.
  • Procesos finalizados: Todas las adquisiciones que se encuentren en estado Completada y Cancelada.

Los iconos del lado izquierdo de cada proceso, indican si están elaborados correctamente o si faltan configuraciones que completar. Mientras que el icono de la derecha del estado, muestra si hay acciones pendientes

iconos listado

NOTA

En esta vista se listarán todas las adquisiciones de todo tipo.

Vista de Estados de Adquisiciones ​

  • Borrador: etapa inicial y con el que se crea la adquisición, ayuda a definir toda la información general de la adquisición, como items requeridos, presupuesto estimado, configurar requisitos, enviar invitaciones, etc.
  • En aprobación: etapa que comienza cuando se solicita la aprobación al usuario designado en la fase de borrador y finaliza una vez que este emite su decisión. En esta etapa, el aprobador puede aprobar, rechazar con correcciones o rechazar de forma definitiva la adquisición.
  • Preguntas y respuestas: aquí los proveedores pueden realizar preguntas y el solicitante debe responderlas.
  • Recepción de propuestas: los proveedores presentan sus propuestas para la adquisición según los items requeridos por el solicitante.
  • Pausada / Replanificada: estado intermedio que se activa si al cerrar la recepción de propuestas no se alcanza la cantidad mínima de ofertas requeridas según el presupuesto. Permite reprogramar el cronograma o cancelar el proceso.
  • Evaluación de propuestas: proceso en el que el responsable, un comité evaluador o el sistema analizan las propuestas de los proveedores, conforme a las configuraciones definidas en la etapa de borrador. (Según el caso, el sistema se limita únicamente a realizar la evaluación económica).
  • Negociación: el responsable del proceso puede solicitar al proveedor una mejora en su oferta. El proveedor, a su criterio, puede optar por enviar precios actualizados, ya sea siguiendo el porcentaje de mejora sugerido o estableciendo sus propios ajustes.
  • Evaluación de negociación: el comité económico o el sistema evalúa la propuesta mejorada presentada por el proveedor, de acuerdo con la configuración establecida previamente en la etapa de borrador.
  • Prueba/demostracion de producto: se gestionan y evalúan las pruebas o demostraciones solicitadas a los proveedores, con el objetivo de verificar la calidad y cumplimiento de las especificaciones técnicas de los itens ofertados.
  • Adjudicación: se determina oficialmente al proveedor ganador (o a múltiples proveedores seleccionados en adquisiciones de selección) y, en adquisiciones normales, se emite la orden de compra a su nombre con los ítems y precios contemplados en la propuesta.

Acciones disponibles ​

acciones

  • Descargar reporte: permite descargar un reporte en excel con todas las adquisiciones creadas.

descargar reporte excel

  • Crear adquisición: permite crear una nueva adquisición. Dar clic en el botón Nueva adquisición disponible en la cabecera de la vista principal. Para ver el proceso de creación, consulte Crear adquisición.

  • Duplicar adquisición: disponible en el menú de opciones (...) de cada fila. Copia todas las configuraciones (TDR, ítems, cronograma, evaluadores) de la adquisición original para iniciar un nuevo proceso en estado Borrador.

  • Marcar como plantilla: permite definir un proceso como plantilla reutilizable. Esta opción solo está disponible bajo las siguientes condiciones:

    • El usuario debe tener el rol de Administrador de cliente.
    • La adquisición debe encontrarse en estado Borrador.

Gestión de Plantillas de Adquisición ​

El sistema cuenta con una pestaña dedicada llamada Plantillas dentro del listado principal de adquisiciones. Esta vista permite centralizar y reutilizar procesos de compra configurados previamente.

Reglas de uso y permisos de las plantillas: ​

  1. Creación / Marcar como Plantilla:
    Como se detalló anteriormente, solo el Administrador de cliente tiene la potestad de marcar una adquisición en borrador como plantilla desde el menú de opciones.

  2. Edición de Plantillas:
    Únicamente el Administrador de cliente puede modificar la configuración o el contenido de las plantillas listadas en la pestaña correspondiente.

  3. Uso de Plantillas (Duplicar para nuevo proceso):
    Para crear un nuevo proceso de adquisición a partir de una plantilla existente:

    • El Administrador de compras (u otro usuario autorizado) debe ir a la pestaña Plantillas.
    • En el menú de opciones de la plantilla deseada, debe seleccionar la opción Duplicar.
    • El sistema clonará la plantilla y creará automáticamente una nueva adquisición normal en estado Borrador, heredando todas las configuraciones predefinidas.

Filtros disponibles ​

La vista de listado permite aplicar filtros por cada una de las columnas de la tabla.