Proceso de Invitación

Una vez que la invitación haya sido creada, pasará al estado Pendiente.

Asignar Auditor

Para asignar a un auditor a la invitación se debe dar clic en Asignar auditores, lo que abrirá la siguiente ventana:

Es requerido que se asigne al menos un auditor.

Pero de ser necesario, se pueden asignar hasta 2 auditores más.

• Auditor documental
• Auditor complementario

Al dar clic en Asignar y continuar, aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

Y le llegará un correo con la información de la invitación al auditor.

Dependiendo de la configuración de la invitación:

• Si es para un Proveedor: La invitación pasará al estado Asignada.
• Si es para un Cliente: La invitación pasará de forma directa al estado Creando calificación (POR_COMPLETAR), ya que no requiere solicitud de datos externa ni verificación de pago.

Vista de invitación

Al dar clic en Invitación, se abre la siguiente vista:

La vista cuenta con una serie de pasos por el que pasa la invitación y una linea de tiempo que registra las actividades realizadas en la invitación.

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Los pasos de la invitación

Los pasos del flujo varían según si el evaluado es un Proveedor o un Cliente. A continuación se detalla cada uno de ellos.

Paso 1. Configuración de la invitación

Esta vista se encuentra con los Datos de la invitación.

Al dar clic en Configurar se abrirá una ventana para poder modificar los datos de la invitación.

Paso 2. Asignación de auditores

Esta configuración es la que se realizo anteriormente, donde se asignaron los auditores, es posible modificarlos, al dar clic en Asignar auditores se abre la ventana correspondiente.

Y podremos modificar los auditores asignados.

Paso 3. Invitación proveedor / cliente

Esta sección y sus acciones cambian dinámicamente según la selección en el campo Calificación para:

Caso A: Flujo de Proveedor

Se debe solicitar la carga de datos y comprobante al proveedor invitado:

1. Enviar solicitud de datos: al dar clic aquí, se abrirá una ventana emergente para poder enviar el formulario de datos de proveedor, pudiendo agregar destinatarios adicionales.

NOTA

Tanto el Administrador como el Auditor pueden enviar la solicitud de datos.

Al dar clic en Enviar, se enviará la solicitud de datos al proveedor, donde podrá pasar al siguiente formulario:

NOTA

El comprobante de pago y verificar la Retención a la fuente son obligatorios.

Al dar clic en Enviar se recibirá un correo con la solicitud de datos, y se pasa al estado Verificación de Pago.

NOTA

Al haber completado los Datos del responsable de calificación se llenarán los campos de Responsable de la calificación

Caso B: Flujo de Cliente (Flujo Simplificado)

Si la invitación es para un Cliente, no existe la fase de "Enviar solicitud de datos" ni "Saltar solicitud de datos".

• Los botones correspondientes se ocultan automáticamente.
• El sistema asigna de manera automática al contacto definido en la invitación (Nombre de contacto, Correo y Teléfono) como el Responsable de la calificación (llenando de inmediato la tarjeta de Responsable de la calificación).
• El único botón de acción en esta tarjeta lateral será el de Registrar Seguimiento.

2. Saltar solicitud de datos: también es posible saltar la solicitud de datos, al dar clic en este botón, saldrá una ventana de confirmación.

AVISO

Solo se recomienda si el auditor es el encargado de llenar los datos del proveedor

NOTA

Al saltar la solicitud de datos el estado será Verificando Pago y, se podrá pasar directamente al paso 4.

Pero para ello se deben haber llenado todos los datos del proveedor, de lo contrario aparecerá:

En el lado izquierdo se encuentra los distintos datos de la invitación, y al dar clic en el icono ✎ a cualquiera de ellas se abre la ventana correspondiente para poder modificarlos.

• Datos del proveedor

• Datos de contacto comercial

• Responsable de la calificación

NOTA

Esto será llenado automáticamente si se ha seleccionado Enviar solicitud de datos.

• Registrar seguimiento:

Al dar clic en Registrar seguimiento se abre una ventana emergente que permite registrar el seguimiento de la invitación y poder establecer un nuevo estado a la invitación.

Donde se pueden registrar los siguientes estados:

• Contactado
• No localizable
• No contestó
• No acepta
• Proceso de pago

E información adicional como:

• Nombre del contacto
• Teléfono del contacto
• Observaciones
• Fecha de próximo seguimiento

NOTA

El registrar un nuevo seguimiento hará que se actualice la linea de tiempo.

Paso 4. Verificación de pago

NOTA IMPORTANTE

Esta sección y validación no aplica ni se muestra cuando la invitación está configurada para un Cliente.

Aquí se pide al auditor que verifique el pago realizado por el proveedor al momento de llenar el formulario en la solicitud de datos.

Cuando el proveedor haya llenado el formulario se verá de la siguiente manera:

Donde se podrá:

• Editar pago

Permite editar el pago realizado por el proveedor, se cargan los datos utilizados para emitir la factura al proveedor invitado y se puede editar la forma de pago, la retención a la fuente, y el comprobante.

• Descargar comprobante

Descarga el comprobante de pago realizado por el proveedor al momento de llenar el formulario.

• Aprobar pago

Al querer aprobar el pago, aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

En caso de aprobar, se le envía un correo a contabilidad para que pueda generar la factura.

NOTA

En caso de haber emitido la factura anticipada, no se enviará el correo para solicitar la emisión de la factura al correo de contabilidad.

Al aprobar (en el caso de Proveedores) o de forma inmediata tras asignar auditores (en el caso de Clientes), el estado pasará a Creando calificación (POR_COMPLETAR).

Para continuar con el flujo, el auditor debe presionar Completar invitación (o Cancelar invitación si se desea anular el proceso).

Al dar clic en Completar invitación, se abrirá la vista para configurar y generar formalmente la orden de calificación (donde se definen los intentos de recalificación, vigencia, etc., similar a la creación manual de calificaciones).

Al dar clic en Generar calificación aparecerá la siguiente ventana de confirmación:

Y el proceso avanzará finalmente al estado En calificación.

Linea de tiempo

Esta linea de tiempo registra todas las actividades realizadas en la invitación.

Por ejemplo: al asignar un auditor, al registrar un nuevo seguimiento, al aprobar el pago, etc.