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Portal del Proveedor
El Portal del Proveedor es el espacio de colaboración e intercambio comercial entre la empresa contratante y sus proveedores adjudicados. A través de este canal, los proveedores pueden consultar las órdenes de compra emitidas a su favor, descargar sus respaldos oficiales y entregar sus facturas electrónicas de manera rápida, ordenada y sin intermediarios.
¿Qué permite hacer el Portal del Proveedor?
Para los Proveedores:
- Consultar Órdenes de Compra: Revisar el historial de compras adjudicadas con el detalle de fechas, valores y procesos vinculados.
- Descargar Órdenes en PDF: Obtener el documento oficial de la orden de compra para respaldo contable y logístico.
- Subir Facturas Electrónicas: Adjuntar directamente la factura en formatos PDF y XML autorizados.
- Monitorear el Estado de Facturación: Dar seguimiento en tiempo real a la revisión de sus facturas (entregadas, aprobadas o rechazadas).
- Corregir y Reenviar Facturas: En caso de observaciones, consultar el motivo del rechazo y reenviar la factura rectificada.
Para la Empresa Contratante:
- Centralizar Comprobantes: Disponer de un buzón digital ordenado con todas las facturas recibidas de los proveedores.
- Descargar Archivos Tributarios: Acceder inmediatamente al PDF y XML de las facturas para validación contable.
- Aprobar Facturas: Confirmar la conformidad de los entregables y autorizar la factura para su trámite de pago.
- Rechazar con Notificación Automática: Notificar formalmente al proveedor por correo electrónico sobre cualquier discrepancia detectada para su pronta corrección.
Ciclo de Trabajo en el Portal
El flujo de trabajo entre la empresa y el proveedor se desarrolla en cuatro pasos continuos:
- Emisión de la Orden de Compra: Tras concluir una adquisición o pedido, la empresa genera la orden de compra formal y queda disponible de inmediato en el portal.
- Revisión por el Proveedor: El proveedor visualiza la orden, revisa las condiciones comerciales y descarga el documento oficial en PDF.
- Entrega del Servicio/Bien y Carga de Factura: Tras entregar los productos o servicios, el proveedor carga los archivos digitalizados de su factura (PDF y XML).
- Validación y Aprobación: El responsable de la empresa contratante revisa la factura. Si cumple con lo acordado, la aprueba para que continúe a tesorería; si existe algún error, la rechaza indicando la justificación para que el proveedor la corrija.
Guías Disponibles
Explore los manuales detallados de cada funcionalidad:
| Guía | Contenido | Acceso Directo |
|---|---|---|
| Órdenes de Compra | Cómo consultar el listado de órdenes asignadas, interpretar estados y descargar el archivo PDF. | Ver guía |
| Entrega de Facturas | Paso a paso para que el proveedor suba sus archivos PDF y XML, consulte estados y reenvíe correcciones. | Ver guía |
| Aprobación y Rechazo | Procedimiento para que la empresa contratante valide, apruebe o rechace comprobantes con observaciones. | Ver guía |