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Evaluación de propuestas
En esta etapa se gestionan y califican las ofertas presentadas por los proveedores. Participan el Responsable del proceso y, en caso de estar configurado, el Comité evaluador. La forma en que se muestra la interfaz y quién realiza la evaluación depende de la configuración del proceso.
Tipos de evaluación
Evaluación técnica
- Evalúa los productos y/o servicios ofertados según los requerimientos establecidos.
- Se analiza si la propuesta del proveedor cumple con las especificaciones técnicas.
- Permite asignar puntos adicionales (según lo configurado en los parámetros de evaluación).
- El evaluador asigna puntaje y observaciones.
Evaluación de requisitos generales
- Revisa los requisitos generales que presentó el proveedor.
- El evaluador asigna puntaje y observaciones.
Evaluación económica
- Analiza las propuestas desde el punto de vista financiero.
- Puede ser manual (evaluador asigna puntaje y observaciones) o automática (el sistema calcula en base al menor costo).
- En el modo automático, la evaluación es solo de lectura.
NOTA
La evaluación Manual es realizada por item de la propuesta, lo que significa que cada item de la propuesta es evaluado por separado.
La evaluación Automática, es realizada por el sistema y evalúa la propuesta completa, lo que significa que todos los items de la propuesta son evaluados juntos.
AVISO
En el caso de ser Automática, la evaluación no será visible en esta etapa, ya que lo realizara el sistema. Podrá ver el puntaje en la siguiente etapa.
Este mismo enfoque sucede en la etapa de evaluación de negociación.
Flujo para el comité evaluador
Evaluación técnica
En caso de haber agregado un comité, tendrá la tarea de completar las evaluaciones técnica y requisitos generales.
A continuación se listarán todos los items requeridos para la adquisición, al seleccionar uno de ellos se mostrarán todas las propuestas de los proveedores, dando la posibilidad de evaluarlos.
Al seleccionar una propuesta se mostrarán sus detalles, y se puede realizar la evaluación.
- Item requerido y Propuesta: se muestran los detalles del item (bien/servicio requerido) con toda la información requerida y la propuesta del proveedor, también la ficha técnica en caso de haber sido solicitada.
- Identificación de imagen o ficha técnica: esta pregunta hace referencia a que si la imagen o ficha técnica que se presenta por el proveedor contiene elementos identificativos o es imposible de identificar.
- Evaluación: se da la capacidad al evaluador de proporcionar un puntaje del 0 al 10 y una observación justificando la calificación.
AVISO
Como se indica en la imagen, la evaluación no puede editarse, así que debe de ser completada con cuidado.
Una vez realizada la evaluación, se podrá revisar nuevamente en modo lectura:
Si un item evaluado es descartado, se presentará de la siguiente manera:
Evaluación de requisitos generales
Al igual que la evaluación técnica, aquí se listan los proveedores, y al seleccionar uno de ellos se muestran todos los documentos adjuntados, permitiendo evaluarlos.
En la vista principal se puede observar:
- Puntos adicionales: se da la capacidad al evaluador de proporcionar un puntaje adicional.
- Botón para descargar los documentos adicionales: en caso de que el proveedor haya subido documentos adicionales se podrán descargar.
Al seleccionar un requisito general se mostrarán sus detalles, y se puede realizar la evaluación.
La vista consta de:
- Datos generales: se muestra la respuesta del proveedor y el documento adjuntado en caso de ser requerio, se puede descargar o abrir una vista previa.
- Puntaje: el evaluador puede proporcionar un puntaje del 0 al 10.
- Puntos adicionales: el evaluador puede proporcionar un puntaje adicional.
- Observaciones: se da la capacidad al evaluador de proporcionar observaciones justificando la calificación.
AVISO
Como se indica en la imagen, la evaluación no puede editarse, así que debe de ser completada con cuidado.
Una vez realizada la evaluación, se podrá revisar nuevamente en modo lectura:
Evaluación económica
Esta evaluación puede ser realizada manualmente o automáticamente en base al menor costo por el sistema.
La vista es parecida a la de la evaluación técnica, pero aquí se basa principalmente en la evaluación de los costos.
Al seleccionar una propuesta se mostrarán sus detalles, y se puede realizar la evaluación.
- Información del item requerido y la propuesta: se muestran los detalles del item (bien/servicio requerido) con la información económica, también la ficha técnica en caso de haber sido solicitada.
- Puntaje: el evaluador puede proporcionar un puntaje del 0 al 10.
- Observaciones: se da la capacidad al evaluador de proporcionar observaciones justificando la calificación.
AVISO
Como se indica en la imagen, la evaluación no puede editarse, asi que debe de ser completada con cuidado.
La vista de la evaluación ya realizada es la siguiente:
Flujo para el responsable del proceso
Aquí el flujo varia dependiendo de la configuración realizada en Generalidades. Por lo que se han identificado los siguientes casos:
Casos posibles
1. Sin comité y evaluación económica manual
- Quién evalúa: El responsable del proceso.
- Vista:
- Encabezado con descarga del reporte general.
- Tarjetas que muestran la cantidad de evaluadores y las evaluaciones pendientes y completadas.
- Listado de evaluadores de la evaluación con opciones (como no tiene comité, aparece el responsable del proceso).:
- Ver evaluación.
- Reporte individual (si ya fue evaluada).
- Recordar (envía un correo al comité, para evaluaciones pendientes).
- Flujo: El responsable realiza la evaluación técnica y de requisitos generales, y los evaluadores económicos califican manualmente.
Al dar clic en Ver evaluación en el responsable del proceso aparece la siguiente información: (si el usuario logueado es el responsable, igualmente es visible)
Ya que el responsable del proceso realiza la evaluación, puede revisar la evaluación del comité para guiarse. La evaluación tendrá la misma estructura que en el Flujo para el comité evaluador.
Si da clic en una Evaluación económica aparece la siguiente información:
Aquí se muestran los items de la propuesta, y con la posibilidad de revisar la evaluación.
Al ver la evaluación, se muestra el resultado de la evaluación (si esta ya fue realizada).
2. Con comité y evaluación económica automática
- Quién evalúa:
- Comité: evaluación técnica y requisitos generales.
- Sistema: evaluación económica.
- Vista:
- Igual que el caso anterior, pero ahora se listan los miembros del comité técnico/requisitos generales.
- Le evaluación económica no aparece.
Al dar clic en Ver evaluación se mostrarán ambas evaluaciones para poder ser revisadas:
Al seleccionar una de ellos mostrarán los items correspondientes de cada una de ellas:
Y únicamente se podrá revisar la evaluación
3. Con comité y evaluación económica manual
- Quién evalúa:
- Comité técnico/requisitos generales.
- Comité económico.
- Vista:
- Listado con todos los evaluadores (técnico, requisitos generales y económico).
Esto junta ambos casos anteriores. Por lo tanto, las vistas son las mismas, podrá ver las evaluaciones ya realizadas de los tres comités.
4. Sin comité y evaluación económica automática
- Quién evalúa:
- Responsable del proceso: técnico y requisitos generales.
- Sistema: económico.
- Vista:
- Vista de las fechas de evaluación.
- Pantalla de evaluación directa, listando las tres áreas:
- Técnico (editable por el responsable).
- Requisitos generales (editable por el responsable).
El flujo es parecido que en el caso 1, pero ahora la vista principal es la que pasará a la vista de la evaluación.
Y como la evaluación económica es automática, no aparecerá.
NOTA
Tomar en cuenta que el proceso de evaluación sigue el orden que fue definido en Cronograma.
Primero se realizan la evaluación Técnica y Requisitos generales, y luego se realiza la evaluación Económica.
Reportes
Reporte individual
Al dar clic en Reporte individual de una evaluación de una de las evaluaciones, se descargará el siguiente reporte:
Técnica y Requisitos generales
Económica
Consideraciones
- En cualquier evaluación (técnica, requisitos generales o económica) se debe:
- Asignar un puntaje.
- Ingresar observaciones justificando la calificación.
- Las evaluaciones completadas quedan registradas en el sistema para consulta y auditoría.